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电子传真与传统传真机的比较

电子传真与传统传真机的比较

您正在寻找公司传真机的替代品吗?在这篇文章中,我们将探讨电子传真作为传统传真的一种替代方式,看看这两种方式在2020年是如何相互竞争的。

什么是电子传真?

电子传真,顾名思义就是传统传真的数字化。传统的传真方式是通过传真机扫描一张纸,传真机记录这张纸的图像,将其发送到远处的所需传真机,然后再打印出一张纸质的相同副本。

如果您曾经使用过电子邮件、闪存驱动器或者发送过文本消息,则可以拼凑出电子传真的工作原理。实质上,它涉及扫描一张纸(通常是用智能手机相机),并将其转换成数字文件,如果您已经有了纸质文件的数字副本,甚至可以跳过扫描部分。然后,您可以通过电子邮件、云共享或任何其他方式将本文发送给您所需的收件人。

然而,电子传真与传统文件共享的区别在于电子传真服务。这些应用和服务旨在帮助企业更换传真机,而电子邮件等服务只是为了取代传统邮件。电子传真服务通常比电子邮件更安全、更高效地进行在线传真,使其成为理想的在线传真解决方案。

电子传真与传统传真:哪一种适合您?

当考虑从传统传真切换到电子传真时,有几个因素需要考虑。这会增加你的成本吗?培训员工使用电子传真有多困难?哪种服务更容易两者兼备?

下面,我们将大多数企业在考虑电子传真时所关注的几个主要问题进行分解。让我们从价格开始。

1、价格
首先要考虑的因素(也是大多数人首先想到的因素)是电子传真和传统传真的成本比较。在此部分,电子传真是明显的赢家。您只需支付在线传真服务,这是一笔非常少的费用。

另一方面,传真机有大量的直接和间接成本,根据您传真文件的频率,这些成本每年可能在几百到数十万元之间。最直接的费用是发送传真的费用,通常和拨打电话的费用相同,而且根据目的地的距离,需要支付更多的费用。

同时,还有其他相关成本。这包括机器的维护,如维修和更换碳粉。与此相比,大多数电子传真服务的价格低廉,成本问题显而易见。

2、速度
再一次,电子传真在速度部分占了便宜,尽管不像在成本部分那么容易。一般传真机发送一份文件大约需要30秒到1分钟,这比电子传真要慢得多,后者几乎即时发生。

当然,30秒的等待时间并不长,尤其是在发送传真时,速度不是一个很大的要求。当您比较打开一个电子传真应用程序、拍摄一张文档照片并发送它所需的时间时,速度差异并不那么明显。

但当您希望一次发送多个文档时,传统的传真速度就会开始崩溃。按照上面列出的速度,通过传统传真机发送5份文件可能需要5分钟。但是,使用电子传真,您可以仅点击发送按钮就可以完成发送。

3、组织
在比较这两种传真方式时,最初可能不会考虑组织问题,但是请记住这一点,如果您是一家小企业,在文件柜中整理传真机的进出文件不会有太大的麻烦。

然而,大型企业很可能很难跟上他们通过传真收到的所有文件的时间。您可以有多台传真机接收不同类型的文档,虽然一次可以接收多个传真,但容易导致事情混淆。即使您一开始就把事情弄清楚了,以后再找文件也会很困难。

通过电子传真,您所有的进出文件都是数字的!这意味着你和办公室里的每个人都可以访问自己的数字存档,轻松地搜索和排序文档。同样,电子传真是该部分的赢家。

4、安全
安全性是另一个部分,在这个部分,很难确定那种传真形式获胜。电子传真服务可以实现加密等功能,虽然这在传统传真中是不可能实现的,但另一方面,保存纸质记录可以防止文档被黑客入侵。

安全只是其中一个方面,有效性取决于你的实践和策略。在线传真具有内置安全性的优势,但只要采取正确的措施和纪律,纸质传真也可以是安全的。在这个部分中,根据您的个人喜好选择。

5、方便性
我们把方便留到最后并不是因为它不重要,而是因为您可能不需要我们告诉您在线传真非常方便。您办公室里的任何人都可以用任何设备和任何文件来完成。它易学,不需要维修或补充耗材。像大多数具有应用程序替代功能的事物一样,电子传真在方便性方面是无可比拟的。

结论

尽管传统传真机在刚上市时是一项革命性的技术,但发展到现在已成为一种笨重且不必要的硬件。您可以使用GlobFAX传真服务轻松替代传统传真机,以帮助您节省开支,同时提高工作效率。